6 passos indispensáveis para o bom gerenciamento de projetos

Como definir metas e prioridades, e motivar e controlar as equipes para que nenhum erro ponha em risco o sucesso dos projetos


Grande parte das projetos corporativos falha devido a falhas de gestão. Para evitar esse tipo de problema e o desperdício de recursos e de horas de trabalho, os líderes de projetos devem seguir algumas indicações:

1. Definição
A etapa mais crítica da elaboração de um projeto é o desenvolvimento de uma base sólida de metas, prioridades e da divisão de tarefas e responsabilidades. Torna-se necessário que o entendimento desses passos seja passado do nível hierárquico mais elevado aos postos operacionais, para que haja o envolvimento do alto comando corporativo com o processo de criação da metodologia que será aplicada para que a iniciativa seja implementada com sucesso.

É preciso elaborar um conjunto de políticas e melhores práticas que serão aplicadas em cada fase do processo evolutivo do projeto para mitigar riscos e estabelecer ações de contingência.

2. Avaliação
Para atingir as metas previamente determinadas, o líder deve justificar formalmente onde e quando os investimentos devem ser feitos, de acordo com a capacidade do negócio de cumprir o objetivo primordial do projeto. Com base nessas informações, há a necessidade de estabelecer um cronograma de atividades, o qual será avaliado e, se preciso, reformulado periodicamente.

3. Motivação
As pessoas que compõem a equipe de projetos foram convocadas por motivos específicos e o líder deve classificar esses colaboradores de acordo com suas habilidades e conhecimentos. Assim, será capaz de alocá-los para desempenhar trabalhos mais adequados a seus perfis profissionais para, certamente, colher melhores resultados.

Ao designar funções especiais aos funcionários, o líder motiva a equipe quanto ao desenvolvimento do projeto.

4. Esclarecimento
Para contar com todo o entusiasmo da equipe, o gestor também deve explicar minuciosamente a importância do projeto para a estratégia da empresa. Sabendo que a performance individual de cada um fará diferença no resultado final da iniciativa, os profissionais perceberão mais claramente o quão significativa é sua atuação para a companhia.

5. Controle
Uma das razões mais comuns para o fracasso de um projeto está na falta de controle do gestor – quanto ao escopo e também ao budget. Por isso, o líder deve ter pleno conhecimento da evolução da iniciativa e, se acontecer, dos problemas que surgirão no meio do caminho.

6. Preparo
Mesmo com todos os passos definidos e cumpridos de forma correta, o líder deve estar preparado para dar respostas rápidas no caso de imprevistos e erros no processo, já que, como líder, ele não pode deixar que incidentes prejudiquem o andamento e os objetivos do projeto.

Ron Ponce, CIO/EUA

CIO

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