O escritório de projetos (PMO ou Project Management Office) é o departamento estratégico vital dentro de uma organização para promover o padrão de qualidade dos processos de governança e orientar o gerenciamento de projetos. Através dele é possível definir, dentro da estrutura organizacional de uma empresa, quais são as pessoas responsáveis pelo projeto e quais são as informações relevantes que essas pessoas precisam. Além disso, o PMO tem a finalidade de diminuir a burocracia, garantindo a qualidade na entrega dos resultados, por meio de suporte e treinamento.
Basicamente, é possível afirmar, que o PMO é necessário para priorizar os projetos mais importantes, definindo-os e revisando-os; selecionar os métodos de gestão empregados em cada tipo diferente de projeto; além de fornecer auxílio e treinamento para os gerentes de projeto. Neste processo, ele é fundamental no desenvolvimento de padrões de procedimento, incentivando o uso de normas, examinando dados relacionados com os avanços dos projetos e criando relatórios de desempenho bastante úteis sobre eles. Compete ao PMO cuidar de todos os recursos necessários para que os projetos transcorram da melhor forma possível, sempre gerenciando riscos e estimando a rastreabilidade dos seus benefícios.
Alguns dados baseados em pesquisas e relatórios são necessários para estimar as vantagens da aplicabilidade do PMO:
- Apenas 32% dos projetos são entregues no prazo, dentro dos custos e conforme os objetivos iniciais. (Relatório CHAOS Standish, 2009);
- 30% das falhas nos projetos decorrem de planejamentos e estimativas equivocadas (Pesquisa PwC, com 1.524 empresas);
- Em todo o mundo, de cada dez organizações, quase sete têm um PMO (2016 Pulse of the Profession/PMI);
- 38% das empresas que adotaram PMO tiveram projetos bem-sucedidos e 33% a menos de projetos avaliados como um fracasso (2017 Pulse of the Profession/PMI);
- 91% das empresas examinadas vem sofrendo o impacto de tecnologias disruptivas, sendo que 41% dessas empresas apostam no PMO para se adaptar em uma época de profundas e rápidas transformações (2017 Pulse of the Profession/PMI);
Com base nestas informações preliminares fica evidente o crescimento da importância do PMO para organizações de todo o mundo. Comumente ele é confundido com excesso de burocracia e documentação, mas é exatamente o contrário. Trata-se de um conjunto de expedientes informativos, avaliativos, de acompanhamento e assessoria que norteiam práticas necessárias para aumentar a qualidade, através da padronização, dos processos de governança e gestão de projetos em organizações que procuram cada vez mais maturidade e segurança para as suas operações estratégicas.
O PMO costuma ser confundido com o gerente de projetos, mas há diferenças importantes entre ambos. Enquanto o gerente de projetos é uma espécie de coordenador que cuida para que os objetivos de um projeto sejam bem-sucedidos, o PMO foca na coordenação de esforços para que a estratégia da organização possa ser alcançada. Outra diferença essencial está relacionada com os recursos de um projeto. O gerente de projetos deve controlar os recursos na estrutura da organização, já o PMO otimiza recursos que são repartidos por vários projetos em execução dentro da organização. Por fim, um gerente de projetos deve comunicar o desempenho de projetos para as pessoas interessadas, enquanto o PMO, além de entregar informações relevantes que são apenas do seu conhecimento (métricas, documentos, etc.), também dispõe de recursos como métodos e ferramentas para auxiliar os gerentes de projetos.
Os ganhos com o PMO são inegáveis, afinal, quando bem executado em todas as suas etapas, ele deve garantir uma maior rentabilidade através das melhorias nos resultados da organização, incremento nas taxas de sucesso dos projetos, mais eficácia na entrega de produtos com melhor qualidade, principalmente em função da integração entre escritórios e equipes, gerentes de projetos mais bem focados no que é de fato importante para cada projeto, melhora na qualificação dos colaboradores, por intermédio de consultorias constantes, e o aperfeiçoamento de processos, aumentando a produtividade e impactando as tarefas desnecessárias.
Organizações vencedoras são as mais bem adaptadas às novas diretrizes da gestão moderna, seguindo práticas adotadas por empresas do mundo todo e que são exemplo de sucesso e resultado, como é o caso do PMO. Há cada vez mais organizações planejando implementar o PMO para otimizar os resultados dos seus projetos na busca incansável da sobrevivência e do sucesso. E a sua empresa, já tem planos de ação estratégica em PMO?
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